Reglamento de Organización y Funciones

Datos del Instrumento

Código: 01-ROF
Nombre completo: Reglamento de Organización y Funciones
Versión del módulo: 2.0 (integrada con IA)
Entidad: [Nombre de la Municipalidad / Gobierno Regional]
Norma de aprobación: Ordenanza Municipal / Regional + alineado a la Ley Orgánica de Municipalidades / Gobiernos Regionales

Definición clara

El ROF es el documento normativo que establece la estructura orgánica de la entidad, las competencias, funciones y relaciones de jerarquía de cada órgano y unidad orgánica.

Objetivo principal

Definir con claridad quién hace qué dentro de la entidad, evitar duplicidades, vacíos de funciones y confusiones de responsabilidad.

Beneficios

• Ordena la organización interna de la entidad.
• Sirve de base para el MOF, CAP, CPE y TUPA.
• Facilita la asignación de responsabilidades y la rendición de cuentas.
• Con apoyo de IA se convierte en un instrumento vivo y medible.

• 01-ROF-02.1 Base legal y naturaleza de la entidad
• 01-ROF-02.2 Estructura orgánica (órganos de alta dirección, de línea, de apoyo, desconcentrados)
• 01-ROF-02.3 Órganos y unidades orgánicas
• 01-ROF-02.4 Funciones generales y específicas de cada unidad
• 01-ROF-02.5 Relaciones de jerarquía y coordinación
• 01-ROF-02.6 Organigrama
• 01-ROF-02.7 Disposiciones complementarias y finales

• 01-ROF-03.1 Carga de la estructura orgánica completa
• 01-ROF-03.2 Registro de funciones por cada unidad orgánica
• 01-ROF-03.3 Vinculación con MOF, CAP, TUPA y POI
• 01-ROF-03.4 Control de versiones y actualizaciones
• 01-ROF-03.5 Generación de organigrama y reportes
• 01-ROF-03.6 Alertas cuando hay inconsistencias con otros instrumentos

Registro y actualización de la estructura

Formulario guiado para crear o modificar órganos y unidades orgánicas.

Versionado del ROF

Se mantiene historial completo de versiones. Cada cambio queda registrado con fecha, usuario y motivo.

Asignación de funciones

Registro de funciones generales y específicas vinculadas a cada unidad.

Flujo de aprobación de modificaciones

Proceso digital de revisión y aprobación antes de publicar cambios en el ROF.

Publicación y trazabilidad digital

Generación automática de evidencia de publicación y organigrama actualizado.

Indicadores de cobertura

• % de unidades orgánicas con funciones definidas
• % de unidades vinculadas al MOF y CAP

Indicadores de actualización

• % de unidades actualizadas en los últimos 12 meses
• Días promedio de actualización después de una reorganización

Indicadores de consistencia

• Consistencia ROF ↔ MOF ↔ CAP ↔ TUPA
• Número de unidades sin funciones o con funciones duplicadas

Metas recomendadas

El sistema genera alertas automáticas cuando detecta:

• 01-ROF-09.1 Unidades orgánicas sin funciones definidas
• 01-ROF-09.2 Funciones duplicadas entre unidades
• 01-ROF-09.3 Unidades no alineadas al MOF o CAP
• 01-ROF-09.4 ROF desactualizado después de una reorganización
• 01-ROF-09.5 Inconsistencias con el TUPA o el POI

Tablero de estado del ROF

Vista consolidada de la estructura orgánica, funciones y nivel de consistencia.

Historial de cambios

Registro completo de quién modificó qué unidad o función, cuándo y por qué motivo.

Reportes de avance

Informes listos para gerencia, Concejo y auditoría.

Evidencias para control

Carpeta digital automática con el ROF vigente, organigrama y trazabilidad.

Consultas en lenguaje natural

Ejemplos: “¿Cuáles son las funciones de la Gerencia de Desarrollo Social?”, “Muéstrame todas las unidades de línea”, “¿Qué unidad es responsable del TUPA?”.

Detección automática de inconsistencias

La IA señala funciones duplicadas, vacíos o desalineaciones con el MOF y CAP.

Sugerencias de mejora

Recomendaciones para optimizar la estructura o redistribuir funciones.

Generación de informes y organigramas

La IA puede generar el organigrama, matrices de funciones y reportes de consistencia.

Cruce inteligente con otros instrumentos

Conecta automáticamente el ROF con MOF, CAP, TUPA, POI y Control Interno.

• 01-ROF-12.1 Revisar la normativa vigente y la estructura actual
• 01-ROF-12.2 Definir o actualizar los órganos y unidades orgánicas
• 01-ROF-12.3 Asignar funciones generales y específicas a cada unidad
• 01-ROF-12.4 Cargar la estructura completa en Núcleo
• 01-ROF-12.5 Vincular con MOF, CAP y TUPA
• 01-ROF-12.6 Activar alertas y KPIs
• 01-ROF-12.7 Validar con la alta dirección y el Concejo
• 01-ROF-12.8 Publicar versión y generar evidencia

• 01-ROF-13.1 Creación o actualización completa del ROF
• 01-ROF-13.2 Reorganización de unidades orgánicas
• 01-ROF-13.3 Detección de funciones duplicadas o vacíos
• 01-ROF-13.4 Base para la elaboración del MOF y CAP
• 01-ROF-13.5 Preparación de evidencias para auditoría o SERVIR

• Reglamento de Organización y Funciones actualizado
• Organigrama oficial
• Matriz de unidades y funciones
• Evidencia de consistencia con MOF y CAP
• Historial de versiones y cambios
• Checklist de implementación firmado

• 02-MOF → El MOF detalla los puestos a partir de las funciones del ROF
• 03-CAP / 16-CPE → Las plazas se crean según las unidades del ROF
• 05-TUPA → Cada trámite se asigna a una unidad orgánica del ROF
• 09-POI → Las actividades se asignan a las unidades del ROF
• 15-CI → El Control Interno verifica el cumplimiento de las funciones