Reglamento de Organización y Funciones

Datos del Instrumento

Código: 01-ROF
Nombre completo: Reglamento de Organización y Funciones
Versión: 1.0
Entidad: [Nombre de la Municipalidad / Gobierno Regional]
Norma de aprobación: Ley 27972 + Norma Técnica PCM

Definición clara y sencilla

El ROF es el documento oficial que establece la estructura orgánica de la entidad: qué órganos existen, de quién dependen, qué funciones tienen y cómo se relacionan entre sí.

Objetivo principal

Organizar la entidad de forma clara, evitar duplicidad de funciones y asignar responsabilidades precisas a cada unidad orgánica.

Beneficios

• Interno: cada servidor sabe exactamente qué debe hacer y a quién reportar.
• Ciudadano: sabe a qué oficina dirigirse y quién es el responsable de su trámite.
• Control: facilita auditorías y reduce conflictos de competencias.

Marco legal

Ley N.° 27972 – Ley Orgánica de Municipalidades · Norma Técnica de la PCM · Lineamientos de SERVIR y CEPLAN.

• 01-ROF-02.1 Naturaleza y finalidad de la entidad
• 01-ROF-02.2 Base legal
• 01-ROF-02.3 Estructura orgánica (organigrama)
• 01-ROF-02.4 Órganos de alta dirección
• 01-ROF-02.5 Órganos de línea (Gerencias y Subgerencias)
• 01-ROF-02.6 Órganos de apoyo y asesoramiento
• 01-ROF-02.7 Funciones generales de cada unidad orgánica
• 01-ROF-02.8 Relaciones de dependencia y coordinación
• 01-ROF-02.9 Disposiciones complementarias y finales

• 01-ROF-03.1 Carga del organigrama oficial
• 01-ROF-03.2 Registro de cada unidad orgánica con su código interno
• 01-ROF-03.3 Asignación de funciones principales a cada unidad
• 01-ROF-03.4 Vinculación de responsables (jefes de unidad)
• 01-ROF-03.5 Actualización de modificaciones (ordenanzas o resoluciones)
• 01-ROF-03.6 Generación automática de evidencias para auditoría

Indicadores clave

• % de unidades orgánicas con funciones actualizadas y publicadas
• % de puestos con unidad de dependencia clara
• Número de conflictos de competencias reportados
• Tiempo promedio de actualización del ROF después de una modificación

Fórmula de cálculo

% Unidades actualizadas = (Unidades con funciones vigentes ÷ Total de unidades) × 100

Metas recomendadas

Semáforo de avance

Frecuencia de medición

Mensual y cada vez que se apruebe una modificación del ROF.

• 01-ROF-05.1 Revisar la norma de aprobación vigente
• 01-ROF-05.2 Cargar o actualizar el organigrama en Núcleo
• 01-ROF-05.3 Registrar cada unidad orgánica con su código y jefe
• 01-ROF-05.4 Cargar las funciones generales de cada unidad
• 01-ROF-05.5 Vincular las unidades con los puestos del MOF y CAP
• 01-ROF-05.6 Publicar la versión actualizada y generar evidencia
• 01-ROF-05.7 Notificar a las unidades afectadas

• 01-ROF-06.1 Creación de una nueva Subgerencia
• 01-ROF-06.2 Fusión o eliminación de una unidad orgánica
• 01-ROF-06.3 Conflicto de competencias entre dos gerencias
• 01-ROF-06.4 Preparación de la entidad para una visita de control

• 01-ROF-07.1 Organigrama oficial actualizado
• 01-ROF-07.2 Matriz de unidades orgánicas y funciones
• 01-ROF-07.3 Informe de actualización del ROF
• 01-ROF-07.4 Evidencia de publicación (portal de transparencia)
• 01-ROF-07.5 Checklist de implementación firmado

• 01-ROF-08.1 02-MOF → Los perfiles de puesto se elaboran a partir de las funciones del ROF
• 01-ROF-08.2 03-CAP / 17-CPE → Los cargos se crean según las unidades definidas en el ROF
• 01-ROF-08.3 05-TUPA → Cada trámite se asigna a la unidad orgánica responsable
• 01-ROF-08.4 09-POI → Las actividades se programan por unidad orgánica
• 01-ROF-08.5 15-CI → El Control Interno evalúa el cumplimiento de las funciones establecidas

Preguntas que puedes hacer a la IA

• “¿Cuál es la unidad responsable de la supervisión de obras?”
• “Muéstrame todas las funciones de la Gerencia de Desarrollo Económico”
• “¿Qué unidades dependen directamente de la Gerencia Municipal?”
• “¿Hay duplicidad de funciones entre la Subgerencia X y la Y?”

Capacidad de la IA

La IA cruza la información del ROF con el MOF, TUPA y POI para dar respuestas precisas y actualizadas.