Reglamento de Organización y Funciones

Datos del Instrumento

Código: 01-ROF
Nombre completo: Reglamento de Organización y Funciones
Versión del módulo: 2.0 (integrada con IA)
Entidad: [Nombre de la Municipalidad / Gobierno Regional]
Norma de aprobación: Ley 27972 / Ley 27867 + Norma Técnica PCM

Definición clara

El ROF es el documento oficial que establece la estructura orgánica de la entidad: qué órganos existen, de quién dependen, qué funciones tienen y cómo se relacionan entre sí.

Objetivo principal

Organizar la entidad de forma clara, evitar duplicidad de funciones y asignar responsabilidades precisas a cada unidad orgánica.

Beneficios

• Interno: cada servidor sabe qué debe hacer y a quién reportar.
• Ciudadano: sabe a qué oficina dirigirse.
• Control: facilita auditorías y reduce conflictos de competencias.
• Digital: se convierte en un sistema vivo con alertas y seguimiento en tiempo real.

Ley N.° 27972 (Municipalidades) · Ley N.° 27867 (Gobiernos Regionales) · Norma Técnica de la PCM sobre Organización del Estado · Lineamientos de SERVIR y CEPLAN.

Es de aplicación obligatoria a todas las unidades orgánicas de la entidad.

Naturaleza

Persona jurídica de derecho público con autonomía política, económica y administrativa.

Finalidad

Fomentar el desarrollo integral sostenible, promover la inversión y el empleo, y garantizar derechos e igualdad de oportunidades.

Misión

Organizar y conducir la gestión de acuerdo a sus competencias exclusivas, compartidas y delegadas, en el marco de las políticas nacionales y sectoriales.

Principios

Participación · Transparencia · Gestión moderna y rendición de cuentas · Inclusión · Eficacia · Eficiencia · Equidad · Sostenibilidad · Imparcialidad · Subsidiariedad · Competitividad.

Competencias

Constitucionales, exclusivas y compartidas según Ley Orgánica correspondiente (Municipal o Regional).

• 01-ROF-05.1 Órganos Normativos y Fiscalizadores (Consejo)
• 01-ROF-05.2 Órganos Ejecutivos (Alcaldía / Gobernación, Gerencia Municipal/General)
• 01-ROF-05.3 Órganos Consultivos y de Coordinación
• 01-ROF-05.4 Órgano de Defensa Judicial (Procuraduría)
• 01-ROF-05.5 Órgano de Control (OCI)
• 01-ROF-05.6 Órganos de Asesoramiento
• 01-ROF-05.7 Órganos de Apoyo
• 01-ROF-05.8 Órganos de Línea (Gerencias)
• 01-ROF-05.9 Órganos Desconcentrados

Cada unidad orgánica tiene una ficha digital que contiene:

• Finalidad de la unidad
• Funciones principales
• Funciones específicas
• Responsable actual
• Dependencia jerárquica
• Estado de vigencia

Registro y actualización de unidades

Formulario guiado para crear o modificar unidades orgánicas con validación automática.

Carga y versionado del organigrama

Se mantiene historial completo de versiones del organigrama. Cada cambio queda registrado con fecha, usuario y motivo.

Asignación de responsables y funciones

Vinculación directa entre unidad → responsable → funciones → puesto del MOF.

Flujo de aprobación de modificaciones

Proceso digital de revisión y aprobación antes de publicar cambios en el ROF.

Publicación y trazabilidad digital

Generación automática de evidencia de publicación y registro para portal de transparencia y auditoría.

Indicadores de cobertura

• % de unidades orgánicas registradas en el sistema
• % de unidades con funciones cargadas

Indicadores de actualización

• % de unidades con funciones vigentes (actualizadas en los últimos 12 meses)
• Días promedio de actualización después de una norma modificatoria

Indicadores de consistencia

• % de unidades con responsable asignado
• Número de conflictos de competencia detectados
• Consistencia ROF ↔ MOF ↔ CAP

Metas recomendadas

El sistema genera alertas automáticas cuando detecta:

• 01-ROF-09.1 Unidades sin responsable asignado
• 01-ROF-09.2 Funciones desactualizadas (más de 12 meses)
• 01-ROF-09.3 Posibles conflictos de competencias entre unidades
• 01-ROF-09.4 Plazo de actualización vencido después de una norma
• 01-ROF-09.5 Inconsistencias con MOF, CAP o TUPA

Tablero de estado del ROF

Vista consolidada del avance de todas las unidades (verde / amarillo / rojo).

Historial de cambios (versionado)

Registro completo de quién modificó qué, cuándo y por qué motivo.

Reportes de avance

Informes mensuales y bajo demanda listos para gerencia y auditoría.

Evidencias para auditoría

Carpeta digital automática con organigrama, funciones, responsables y trazabilidad.

Consultas en lenguaje natural

Ejemplos: “¿Cuál es la unidad responsable de obras?”, “Muéstrame las funciones de la Gerencia de Desarrollo Social”, “¿Hay duplicidades entre Subgerencia X y Y?”.

Detección automática de duplicidades

La IA analiza las funciones de todas las unidades y señala posibles solapamientos.

Sugerencias de mejora de estructura

Recomendaciones basadas en buenas prácticas y en la carga real de trabajo.

Generación de informes y matrices

La IA puede generar matrices de unidades, reportes de avance y borradores de modificación.

Cruce inteligente con otros instrumentos

Conecta automáticamente el ROF con MOF, CAP, TUPA, POI y Control Interno.

• 01-ROF-12.1 Revisar la norma de aprobación vigente
• 01-ROF-12.2 Cargar o actualizar el organigrama en Núcleo
• 01-ROF-12.3 Registrar cada unidad orgánica con código y responsable
• 01-ROF-12.4 Cargar las funciones de cada unidad
• 01-ROF-12.5 Vincular con MOF y CAP
• 01-ROF-12.6 Activar alertas y KPIs
• 01-ROF-12.7 Publicar versión y generar evidencia
• 01-ROF-12.8 Notificar a las unidades afectadas

• 01-ROF-13.1 Creación de una nueva Subgerencia
• 01-ROF-13.2 Fusión o eliminación de una unidad orgánica
• 01-ROF-13.3 Detección y resolución de conflicto de competencias
• 01-ROF-13.4 Preparación de la entidad para una visita de control
• 01-ROF-13.5 Actualización masiva después de una reorganización

• Organigrama oficial actualizado (PDF + versión digital)
• Matriz de unidades orgánicas y funciones
• Informe de avance del ROF (KPIs + alertas)
• Evidencia de publicación en portal de transparencia
• Historial de versiones y cambios
• Checklist de implementación firmado

• 02-MOF → Los perfiles de puesto se elaboran a partir de las funciones del ROF
• 03-CAP / 17-CPE → Los cargos se crean según las unidades del ROF
• 05-TUPA → Cada trámite se asigna a la unidad responsable
• 09-POI → Las actividades se programan por unidad orgánica
• 15-CI → El Control Interno evalúa el cumplimiento de las funciones