Manual de Procedimientos

Datos del Instrumento

Código: 06-MAPRO
Nombre completo: Manual de Procedimientos
Versión del módulo: 2.0 (integrada con IA)
Entidad: [Nombre de la Municipalidad / Gobierno Regional]
Norma de aprobación: Directiva interna + alineado al TUPA y ROF

Definición clara

El MAPRO describe paso a paso cómo se realizan los procedimientos internos de la entidad. Detalla las actividades, responsables, documentos y controles de cada proceso.

Objetivo principal

Estandarizar la forma de trabajar dentro de la entidad, reducir errores, evitar improvisaciones y asegurar que todos sigan el mismo método.

Beneficios

• Los servidores saben exactamente qué hacer en cada paso.
• Se reduce la dependencia de personas clave.
• Facilita la capacitación de nuevo personal.
• Permite detectar y eliminar pasos innecesarios.

• 06-MAPRO-02.1 Código y nombre del procedimiento
• 06-MAPRO-02.2 Objetivo del procedimiento
• 06-MAPRO-02.3 Alcance (quiénes intervienen)
• 06-MAPRO-02.4 Base legal y documentos relacionados
• 06-MAPRO-02.5 Descripción de las actividades (paso a paso)
• 06-MAPRO-02.6 Responsable de cada actividad
• 06-MAPRO-02.7 Documentos de entrada y salida
• 06-MAPRO-02.8 Controles y registros
• 06-MAPRO-02.9 Diagrama de flujo (opcional)

• 06-MAPRO-03.1 Registro de cada procedimiento interno
• 06-MAPRO-03.2 Descripción detallada de las actividades y responsables
• 06-MAPRO-03.3 Vinculación con el TUPA (cuando el procedimiento es de atención ciudadana)
• 06-MAPRO-03.4 Actualización cuando cambia la organización o la norma
• 06-MAPRO-03.5 Control de versiones y evidencia de capacitación
• 06-MAPRO-03.6 Generación de reportes de procedimientos críticos

Registro y actualización de procedimientos

Formulario guiado para crear o modificar procedimientos con pasos, responsables y controles.

Versionado de procedimientos

Se mantiene historial completo de versiones. Cada cambio queda registrado con fecha, usuario y motivo.

Vinculación con TUPA y ROF

Cada procedimiento se conecta a la unidad responsable y, si corresponde, al trámite del TUPA.

Flujo de aprobación de modificaciones

Proceso digital de revisión y aprobación antes de publicar cambios en el MAPRO.

Publicación y trazabilidad digital

Generación automática de evidencia y acceso controlado para los servidores.

Indicadores de cobertura

• % de procedimientos críticos documentados
• % de procedimientos con responsables asignados

Indicadores de actualización

• % de procedimientos actualizados en los últimos 12 meses
• Días promedio de actualización después de un cambio organizacional

Indicadores de uso

• % de servidores capacitados en los procedimientos de su unidad
• Número de procedimientos sin uso o desactualizados

Metas recomendadas

El sistema genera alertas automáticas cuando detecta:

• 06-MAPRO-09.1 Procedimientos críticos sin documentar
• 06-MAPRO-09.2 Procedimientos desactualizados (más de 12 meses)
• 06-MAPRO-09.3 Procedimientos sin responsable asignado
• 06-MAPRO-09.4 Cambios en el ROF o TUPA que requieren actualizar el MAPRO
• 06-MAPRO-09.5 Procedimientos que no se están usando

Tablero de estado del MAPRO

Vista consolidada de procedimientos documentados, actualizados y pendientes.

Historial de cambios

Registro completo de quién modificó qué procedimiento, cuándo y por qué motivo.

Reportes de avance

Informes mensuales y bajo demanda listos para gerencia y auditoría.

Evidencias para control

Carpeta digital automática con los procedimientos vigentes y su trazabilidad.

Consultas en lenguaje natural

Ejemplos: “¿Cuáles son los pasos del procedimiento de adquisición de bienes?”, “Muéstrame los procedimientos de la Gerencia de Administración”, “¿Quién es el responsable del paso 3 del procedimiento X?”.

Detección automática de problemas

La IA señala procedimientos incompletos, sin responsable o desactualizados.

Sugerencias de mejora

Recomendaciones para simplificar pasos, eliminar duplicidades o mejorar controles.

Generación de informes y matrices

La IA puede generar el MAPRO actualizado, diagramas de flujo y reportes de estado.

Cruce inteligente con otros instrumentos

Conecta automáticamente el MAPRO con TUPA, ROF, MOF y Control Interno.

• 06-MAPRO-12.1 Identificar los procedimientos críticos de la entidad
• 06-MAPRO-12.2 Describir cada procedimiento paso a paso con responsables
• 06-MAPRO-12.3 Cargar el procedimiento en Núcleo
• 06-MAPRO-12.4 Vincular con la unidad orgánica y, si corresponde, con el TUPA
• 06-MAPRO-12.5 Activar alertas y KPIs
• 06-MAPRO-12.6 Validar con los responsables de cada unidad
• 06-MAPRO-12.7 Capacitar al personal en los procedimientos
• 06-MAPRO-12.8 Publicar versión y generar evidencia

• 06-MAPRO-13.1 Documentación de un procedimiento nuevo por cambio organizacional
• 06-MAPRO-13.2 Simplificación de un procedimiento complejo
• 06-MAPRO-13.3 Capacitación de nuevo personal con base en el MAPRO
• 06-MAPRO-13.4 Detección de pasos innecesarios o duplicados
• 06-MAPRO-13.5 Preparación de evidencias para auditoría de procesos

• Manual de Procedimientos actualizado
• Fichas de cada procedimiento (paso a paso)
• Matriz de procedimientos y responsables
• Evidencia de capacitación del personal
• Historial de versiones y cambios
• Checklist de implementación firmado

• 05-TUPA → Los procedimientos de atención ciudadana se alinean con el TUPA
• 01-ROF → Cada procedimiento se asigna a una unidad orgánica
• 02-MOF → Los responsables de cada paso se identifican desde los perfiles
• 09-POI → Las actividades del POI se ejecutan según los procedimientos del MAPRO
• 15-CI → El Control Interno evalúa el cumplimiento de los procedimientos